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Reconciliation files' location

  1. Open the excel file of the wanted year and month found in Hotel-Spider\Accounting and Finance - Documents\General

    1. For Tourisoft Sàrl head to: \”year”\”month” and there you will find an excel file “00. ‘month’ ‘year’

    2. For Hotel-Spider Germany head to: \Tourisoft Gmbh\ payments and select the excel file of the wanted year

Connecting to E-Banking and exporting CSV file

  1. Connect to the UBS E-Banking:

    1. UBS Switzerland: https://ebanking-ch1.ubs.com/

      1. CH890027927923399301Z (CHF)

      2. CH090027927923399361Y (EUR)

    2. UBS Germany: https://ebanking-de1.ubs.com/

      1. DE28502200851092480015 (EUR)

  2. Select the wanted account and go to the “transactions” page:

  3. Select the desired period:

    1. “Previsou day only”

    2. Set period manually (for multiple days)

      1. NOTE: Do not export same day transactions

  4. Click on the excel export button

  5. Download as CSV file and open it

Sort and extract Data

  1. Filter out the rows with “blank” values under the “credit column (column T)

  2. Copy the data

  3. Paste the data into the excel file (see Reconciliation files' location)

  4. Repeat steps for all bank accounts

Enter Payments into Zuora

  1. Connect to Zuora

    1. Tourisoft Sàrl: https://www.zuora.com/webapp

    2. Hotel-Spider Germany Gmbh: https://eu.zuora.com/webapp/

  2. There are multiple ways to find the invoices corresponding to the payments received:

    1. Invoice number (if available)

    2. Account Number (if available)

    3. Name of Client (if available)

    4. If none of the above are available , please try cross referencing in the“debiteurs” sheet located in the excel file

    5. As a last resort, try cross referencing the data in Zoho, Zendesk, Google, etc.

    6. If really no luck, await the return of Trevor 😊

14.  Si paiement en trouvant le compte client, aller sur le compte client sur Zuora et :

a.      Soit cliquer sur « process payment » et effectuer le paiement sur les factures désirées (plutôt si 1 paiement pour plusieurs factures)

b.      Soit directement sélectionner la facture, et depuis l’écran de la facture cliquer sur « process payment » (plutôt pour 1 paiement pour 1 facture)

15.  Si paiement en trouvant le numéro de facture , trouver sous « invoices » et cliquer sur « process payment »


 

16.  Comment effectuer un paiement :

a.      Une fois cliqué sur « process payment :

                                                              i.      Payment Date :Insérer la date correspondante à la date de comptabilisation

                                                             ii.      Payment Method : « Bank Transfer »

                                                           iii.      Payment Total : insérer le montant reçu dans UBS

                                                           iv.      Reference ID : insérer le no. De transaction (colonne P de Excel)

                                                             v.      Comment : Insérer le no. De compte (cellule N1 dans Excel)

                                                           vi.      Vérifier que tout soit correct et cliquer sur « process payment »

                                                         vii.      Une fois le paiement effectué, surligner la ligne entière de vert dans Excel

                                                       viii.      Si incertain, paiement pas possible ou s’il y a un problème, marquer la ligne en jaune, et je m’en occuperai dès mon retour

 


17.  SI un paiement est plus élevé que le montant sur la facture, cliquer « oui » lorsque Zuora demande s’il faut envoyer le montant restant vers le credit balance

18.  Si un paiement est entré mais qu’il n’y a pas de facture ouverte, créer un paiement, ceci le transmettra dans le credit balance de l’hotel

19.  Une fois le paiement effectué, sélectionner quel type de tranaction c’était depuis la drop-down liste (en général pour Marco seulement “customer revenue” - le reste je m’en occuperai.

20.  En cas de questions urgentes me contacter.

 

Bonne Chance !

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