Reconciliation files' location
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Connect to Zuora
Tourisoft Sàrl: https://www.zuora.com/webapp
Hotel-Spider Germany Gmbh: https://eu.zuora.com/webapp/
There are multiple ways to find the accounts/invoices corresponding to the payments received:
Invoice number (if available)
Account Number (if available)
Name of Client (if available)
If none of the above are available , please try cross referencing in the“debiteurs” sheet located in the excel file
As a last resort, try cross referencing the data in Zoho, Zendesk, Google, etc.
If really no luck, await the return of Trevor 😊
14. Si paiement en trouvant le compte client, aller sur le compte client sur Zuora et :
a. Soit cliquer sur « process payment » et effectuer le paiement sur les factures désirées (plutôt si 1 paiement pour plusieurs factures)
b. Soit directement sélectionner la facture, et depuis l’écran de la facture cliquer sur « process payment » (plutôt pour 1 paiement pour 1 facture)
15. Si paiement en trouvant le numéro de facture , trouver sous « invoices » et cliquer sur « process payment »
16. Comment effectuer un paiement :
a. Une fois cliqué sur « process payment :
i. Payment Date :Insérer la date correspondante à la date de comptabilisation
ii. Payment Method : « Bank Transfer »
iii. Payment Total : insérer le montant reçu dans UBS
iv. Reference ID : insérer le no. De transaction (colonne P de Excel)
v. Comment : Insérer le no. De compte (cellule N1 dans Excel)
vi. Vérifier que tout soit correct et cliquer sur « process payment »
vii. Une fois le paiement effectué, surligner la ligne entière de vert dans Excel
viii. Si incertain, paiement pas possible ou s’il y a un problème, marquer la ligne en jaune, et je m’en occuperai dès mon retour
17. SI un paiement est plus élevé que le montant sur la facture, cliquer « oui » lorsque Zuora demande s’il faut envoyer le montant restant vers le credit balance
18. Si un paiement est entré mais qu’il n’y a pas de facture ouverte, créer un paiement, ceci le transmettra dans le credit balance de l’hotel
19. Une fois le paiement effectué, sélectionner quel type de tranaction c’était depuis la drop-down liste (en général pour Marco seulement “customer revenue” - le reste je m’en occuperai.
20. En cas de questions urgentes me contacter.
Bonne Chance !IMPORTANT: A payment must ALWAYS be linked to an account in Zuora, whether there is an invoice or not! If you cannot find the account at all, please mark it in the excel sheet and contact Trevor
Reconciliate payment through the account number/ name:
You may find an account by searching the account number and/or name
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Reconciliate payment through invoice number
You may also reconciliate a payment directly with an invoice number given the invoice number was referenced in the payment
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Process the payment
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Payment date (column L)
Payment Method: ALWAYS select Wire transfer
Payment total: Check payment total
Reference ID: Enter reference ID (column P)
Comment: Enter Bank account number into “comment” (cell 1O)
Invoice(s) associated to the Payment:
Select the invoice(s) associated to the payment
If there are no invoices, the payment will automatically go to the credit balance
Click on “create payment”
Mark the payment as processed in the excel sheet by selecting the corresponding category under “transaction category” in column V
If there is a doubt and/ or issue, leave column V blank, highlight the transaction and leave a comment in column W
For any questions or unusual cases create a ticket at accounting@hotel-spider.com and Trevor will check it out once back!
Good Luck